“小陳，你這有公司廠(chǎng)區(qū)平面布置圖嗎？”早上8點(diǎn)半，陳志云剛踏進(jìn)檔案室，項(xiàng)目辦小劉就拿著一張清單過(guò)來(lái)了：“我今天上午要去市里辦手續(xù)，麻煩你幫我找一下這些資料?！笨粗⑹稚祥L(zhǎng)長(zhǎng)的清單，陳志云沉著迅速地在檔案系統(tǒng)里逐一檢索，隨后將檢索結(jié)果和小劉一一核對(duì)確認(rèn)，再動(dòng)作麻利地?fù)u開(kāi)檔案柜查找紙質(zhì)原始文件。不到半個(gè)小時(shí)，20多份資料就全部呈現(xiàn)在小劉面前。
這是南通星辰檔案管理員陳志云每天工作的一個(gè)縮影。資料的存入借出、整理歸檔……這樣的場(chǎng)景幾乎每天都會(huì)在她那兩間檔案室里上演。面對(duì)數(shù)以萬(wàn)計(jì)的各類(lèi)檔案資料，陳志云用特有的細(xì)致和耐心，將她這些“寶貝”拾掇得井井有條，無(wú)論是借閱人還是存檔人，都能在檔案室得到滿(mǎn)意服務(wù)。
公司檔案管理崗只有陳志云一個(gè)人，在做好生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)檔案管理利用的工作外，由于近年來(lái)公司重大技改建設(shè)項(xiàng)目方興未艾，項(xiàng)目檔案管理也由她一力承擔(dān)。在陳志云的不懈努力下，公司檔案管理工作取得了驕人成績(jī)：獲得藍(lán)星公司考評(píng)A級(jí)；9擴(kuò)15萬(wàn)噸/年雙酚A及5擴(kuò)10萬(wàn)噸/年基礎(chǔ)環(huán)氧樹(shù)脂兩項(xiàng)重大項(xiàng)目在集團(tuán)組織的檔案驗(yàn)收中達(dá)到“優(yōu)級(jí)”，先后受到集團(tuán)和藍(lán)星公司表彰……
崗位調(diào)整遇難題 角色轉(zhuǎn)換顯功力
應(yīng)用化學(xué)科班出身的陳志云，是個(gè)典型的理工科“學(xué)霸女”，平時(shí)不善多言，靦腆害羞，卻特別喜歡鉆研。剛?cè)胨具M(jìn)入質(zhì)量控制部從事檢測(cè)分析工作，細(xì)心鉆研的陳志云在崗位上盡情發(fā)揮她耐心細(xì)致的特質(zhì)，工作中從未出過(guò)差錯(cuò)，這個(gè)長(zhǎng)處也得到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注認(rèn)可。在檔案室人員變動(dòng)時(shí)，公司第一時(shí)間便想到了她。
“剛開(kāi)始不是很適應(yīng)，主要是沒(méi)有學(xué)過(guò)檔案管理，對(duì)這些工作技能幾乎一竅不通?！泵鎸?duì)新的工作、新的崗位，陳志云坦言困難重重。所有的一切都要從零開(kāi)始，面對(duì)知識(shí)上的缺失，陳志云沒(méi)有退縮，在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的支持幫助下，開(kāi)啟了全新的求學(xué)自學(xué)歷程。
隨后的一年里，陳志云走訪(fǎng)了江山農(nóng)化、醋酸纖維等多家南通知名化工企業(yè)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)他們?cè)跈n案管理方面的先進(jìn)辦法和經(jīng)驗(yàn)，多次參加集團(tuán)和藍(lán)星公司組織的檔案管理培訓(xùn)，還買(mǎi)了很多專(zhuān)業(yè)書(shū)籍利用業(yè)余時(shí)間自學(xué)。功夫不負(fù)有心人，陳志云很快熟悉業(yè)務(wù)，檔案收集、資料歸檔、信息檢索等各項(xiàng)工作有條不紊向前推進(jìn)，她漸漸成為一名檔案管理工作的行家老手。
面對(duì)困難不退縮 組團(tuán)建隊(duì)強(qiáng)管理
“很多人來(lái)找我借資料，可常常自己都不知道資料的名稱(chēng)內(nèi)容，甚至只有一些簡(jiǎn)單的關(guān)鍵詞，這給我們的檔案檢索查找?guī)?lái)很大困難?！敝饾u熟悉業(yè)務(wù)的陳志云，在工作實(shí)踐中也發(fā)現(xiàn)其中存在的許多不足。有些文件資料移交時(shí)賬目不夠清晰，移交的內(nèi)容和方式不夠規(guī)范，還有些部門(mén)為了方便查閱，沒(méi)有及時(shí)歸檔……這些情況在她接手檔案管理工作之初常會(huì)遇到。
陳志云意識(shí)到，檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則不然，單憑一己之力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。在公司領(lǐng)導(dǎo)支持下，她重新組建完善了兼職檔案員隊(duì)伍。這個(gè)嶄新的團(tuán)隊(duì)來(lái)自各部門(mén)一線(xiàn)崗位，隊(duì)員們對(duì)各自業(yè)務(wù)領(lǐng)域比較熟悉，正好可以彌補(bǔ)陳志云對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠精通的短板，能夠有效改善部門(mén)資料收集不全的問(wèn)題。
為提升兼職檔案員管理水平，認(rèn)真負(fù)責(zé)的陳志云親自制作培訓(xùn)課件，講解傳授檔案管理技能，普及專(zhuān)業(yè)知識(shí)，宣貫相關(guān)要點(diǎn)，“量身定制”對(duì)全體兼職檔案員進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，和大家一起互相學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步。公司26名兼職檔案員參加集團(tuán)組織的檔案專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，均一次性通過(guò)考試并獲得證書(shū)。
為鞏固培訓(xùn)效果，提高隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)水平，陳志云還制定了專(zhuān)項(xiàng)考評(píng)辦法，率先對(duì)4大類(lèi)20項(xiàng)考核評(píng)價(jià)指標(biāo)逐項(xiàng)自評(píng)，根據(jù)各部門(mén)實(shí)際存檔工作，參照各自歸檔范圍表給出復(fù)評(píng)分和意見(jiàn)，再根據(jù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部反饋意見(jiàn)最終得出每名兼職檔案員的考核分?jǐn)?shù)和等級(jí)。通過(guò)對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的指導(dǎo)監(jiān)督考核，進(jìn)一步加強(qiáng)相關(guān)管理，有效提高大家對(duì)檔案管理工作的積極性。
在她的帶動(dòng)下，團(tuán)隊(duì)成員共同努力，對(duì)照《南通星辰歸檔范圍表》《文件登記表》等表格工具，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理篩選，極大完善了公司檔案資料，真正做到公司相關(guān)工作的系統(tǒng)化管理。
扎扎實(shí)實(shí)打基礎(chǔ) 實(shí)實(shí)在在出成績(jī)
“雖然我是在檔案室工作，但在項(xiàng)目建設(shè)時(shí)經(jīng)常要去施工現(xiàn)場(chǎng)，設(shè)備查驗(yàn)開(kāi)箱、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)議等都需要我來(lái)跟進(jìn)?！痹诮⑼晟茩n案員隊(duì)伍、理順檔案工作同時(shí)，陳志云又挑起了3.5萬(wàn)噸/年特種環(huán)氧樹(shù)脂項(xiàng)目竣工驗(yàn)收任務(wù)。
項(xiàng)目檔案管理是個(gè)系統(tǒng)龐大的工作，涵蓋了前期立項(xiàng)資料、協(xié)議合同、監(jiān)理資料、施工技術(shù)資料、竣工圖、分項(xiàng)驗(yàn)收等各種文件數(shù)百卷，涉及到公司幾乎所有部門(mén)，工作量之大可想而知。對(duì)此，陳志云卻能做到滴水不漏，用她的細(xì)致耐心，出色完成了項(xiàng)目建設(shè)檔案管理任務(wù)。
根據(jù)公司相關(guān)要求，陳志云著手建立起項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從前端控制入手，將檔案工作融入項(xiàng)目建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案全過(guò)程控制，確保檔案資料系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，她親自參與，全程跟進(jìn)，及時(shí)與施工、建立及項(xiàng)目辦等相關(guān)人員溝通，工程前期把好檔案分類(lèi)策劃關(guān)，施工過(guò)程把好檔案收集關(guān)，竣工驗(yàn)收過(guò)程把好檔案整理關(guān)，投入運(yùn)行把好檔案移交關(guān)。在保障項(xiàng)目檔案建設(shè)順利進(jìn)行同時(shí)，也活脫脫地將自己從內(nèi)斂含蓄的“女神”鍛煉成了果敢剛毅的“女漢子”。辛苦的付出換來(lái)了豐碩的成果，3.5萬(wàn)噸/年特種環(huán)氧樹(shù)脂項(xiàng)目檔案順利驗(yàn)收，沒(méi)有遺留問(wèn)題，而陳志云的汗水也為項(xiàng)目建設(shè)、管理和運(yùn)行起到了重要支撐作用。
這次出色完成任務(wù)也給陳志云在項(xiàng)目檔案管理方面打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，留下了豐富的經(jīng)驗(yàn)。在去年完成的9擴(kuò)15萬(wàn)噸/年雙酚A技改項(xiàng)目以及5擴(kuò)10萬(wàn)噸/年基礎(chǔ)環(huán)氧樹(shù)脂技改項(xiàng)目中，她對(duì)相關(guān)項(xiàng)目檔案進(jìn)行了系統(tǒng)歸檔整理，組卷項(xiàng)目檔案521卷，其中基建檔案375卷，設(shè)備檔案146卷。最終雙酚A技改項(xiàng)目檔案以?xún)?yōu)異成績(jī)通過(guò)驗(yàn)收，并順利移交南通開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館。
舍小家為大家 工作學(xué)習(xí)兩不誤
項(xiàng)目檔案管理工作內(nèi)容繁雜、時(shí)間緊，各項(xiàng)工作必須在進(jìn)度要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成。為此，加班加點(diǎn)成了陳志云的家常便飯。常常辦公樓里已經(jīng)熄燈，只剩下檔案室燈火通明。偌大的檔案室里，資料裝訂聲和檔案柜行走在軌道上的金屬撞擊聲交相呼應(yīng)。
“白天人來(lái)人往事情較多，晚上靜下心來(lái)整理資料更加順暢，不容易出錯(cuò)。”對(duì)于一個(gè)人加班，陳志云這樣解釋道。對(duì)此，起初丈夫并不理解，妻子這么拼是為了什么？家里剛上幼兒園的兒子每天都等著她回家講完故事才肯睡覺(jué)?？墒菨u漸地，她的默默堅(jiān)守?fù)Q來(lái)了家人的理解與支持，丈夫和孩子成了她奮斗的力量與源泉。有了家人做堅(jiān)強(qiáng)后盾，陳志云將更多的熱情與心血傾注在工作中。工作之余，她還不忘“充電”，報(bào)考并通過(guò)了南通市職稱(chēng)考試，獲得南通市助理館員職稱(chēng)。
2016年，因檔案管理工作出色，陳志云被評(píng)選為南通星辰“2016年度優(yōu)秀員工”。面對(duì)榮譽(yù)和褒獎(jiǎng)，不善言辭的她只是淡淡一笑：“我還需要繼續(xù)努力，耐心細(xì)致去整理那些‘無(wú)窮無(wú)盡’的資料，和大家一起做好檔案管理工作，永不松懈！”
后記：
平日里言語(yǔ)不多的陳志云，多說(shuō)幾句話(huà)都會(huì)滿(mǎn)臉緋紅，但聊到檔案工作時(shí)卻是滔滔不絕，似乎能這么坐著聊上三天三夜。就在采訪(fǎng)她的間隙，又有不同部門(mén)的人來(lái)借閱檔案。剛剛還羞澀無(wú)語(yǔ)的陳志云一旦進(jìn)入工作狀態(tài)，立馬變得嚴(yán)肅認(rèn)真。
臨走時(shí)，來(lái)借閱的同事都止不住叮囑我一定要好好報(bào)道報(bào)道她?？粗愔驹乒ぷ鲿r(shí)專(zhuān)注的眼神，我不由這樣感嘆——“最美星辰人”，非她莫屬！